De opleiding is opgebouwd uit een vijftal thema's. Ieder thema bestaat uit een lesbijeenkomst en een aantal e-learning onderdelen.
De vijf thema's nader toegelicht:
1. Het Zorgveld
In deze module gaan we in op de omgeving waarin zorginstellingen opereren en gegevensuitwisseling, het dataverkeer. Met welke partijen moeten de zorginstellingen rekening houden? Beleidsnotities en inkoopbeleid en geldende wet- en regelgeving waarbinnen er geopereerd moet worden. Dat is soms een spanningsveld. Doel van deze module is inzichtelijk te maken dat naast de interne omgeving tegelijk rekening gehouden moet worden met de externe omgeving bij het inrichten van de zorgadministratie.
Aan de orde komen rollen, taken en verantwoordelijkheden van instanties als Nederrlandse Zoegautoriteit (NZa), Ministerie van VWS, CAK en SVB.
We schenken aandacht aan de geldende wet- en regelgeving
- Wet langdurige zorg (Wlz)
- Wet maatschappelijke ondersteuning (wmo)
- Jeugdwet (JW)
- Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ)
- Zorgverzekeringswet (Zvw)
- Justitie (als financier van de justitieel opgelegde zorg)
- Persoonsgebonden budget (Pgb)
In dit college schenken we aandacht aan de problematiek binnen de meeste zorginstellingen. Denk hierbij aan zaken als ontbreken van duidelijke processchema's, geen duidelijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV), in het kader van de AVG een autorisatiematrix gebaseerd op basis van individuelen in plaats van op functies. We gaan ook in op de interne communicatie en hoe deze te optimaliseren.
2. Registratie en administratie
We behandelen de inrichting van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Welke informatie is voor de inrichting ervan essentieel? Het berichtenverkeer komt aan bod. Melding aanvang zorg en melding uitzorg. We brengen het gehele proces van aanmelding tot declaratie en/of facturatie in kaart. De stappen van aanmelding van de cliënt en de vereiste gegevens die geregistreerd komen aan de orde. Evenals foutmeldingen en hoe daar mee te handelen. We gaan in op de processen, waarna we het automatiseringslandschap (IT) binnen zorginstellingen belichten. Daarna komen de verantwoordingseisen aan bod die gesteld worden door de diverse contractpartijen (partijen waarmee zorginstellingen overeenkomsten gesloten hebben). Inzicht in de inhoud van deze overeenkomsten is essentieel om te bepalen welke eisen er aan de informatie gesteld worden door de contractpartijen.
3. Processen in de zorg en lean werken
In deze module gaan we verder in op het zorgproces en we breiden dit uit met een korte introductie in de lean methodiek. Wat is lean werken? Wat is de achtergrond en het ontstaan van deze methodiek? En de belangrijkste vraag: Op welke wijze kan de lean methodiek een bijdrage leveren aan het (continu) optimaliseren van het proces van zorgadministratie binnen uw organisatie? We gaan in op deze vragen en de nemen stappen om lean te introduceren of verder te ontwikkelen.
Aan bod komen onderwerpen als
- Het organiseren van een Brown paper sessie;
- Zelfsturende teams;
- Het bepalen van de registratie eisen, het verwerken van mutaties en de aandachtspunten daarbij;
- De diverse uit te voeren controle maatregelen en het declaratie en facturatieproces.
4. Verandermanagement in relatie tot declaratie en facturatie
Verandermanagement. Van taakgericht naar resultaatgericht werken betekent voor velen een ingrijpende verandering. Hoe richt ik taken, bevoegdheden en veranderlijkheden in? Wat is het effect van mijn handelen op de rest van het registratieve- en verantwoordingsproces? We definieren het begrip proceseigenaar. En wat levert dit op voor de organisatie? We bespreken ook alle stappen in het verandertraject.
Het declaratie- en facturatieproces wordt uitgebreid behandeld en besproken. We gaan in op het berichtenverkeer, de keuze van declaratie of facturatie van geleverde zorg inclusief de verschillen hiertussen en de voor- en nadelen. We behandelen de verschillende manieren waarop er gedeclareerd kan of moet worden. Ook het verwerken en analyseren van de retourinformatie in de zorgadministratie komt aan de orde samen met de verantwoordingseisen en de daarbij behorende aandachtsgebieden.
5. Interne beheersing (Control en interne controle)
In dit thema gaat het om het de Administratieve Organisatie (AO), het begrip control en het interne controleplan dat binnen organisaties wordt toegepast. We gaan in op implementatie van het controleplan en bepalen van de steekproef. De volgende onderwerpen komen uitgebreid aan bod:
- Primaire vastlegging;
- Secundaire vastlegging;
- Dossier controle;
- Risico management;
- Accountantantscontrole en eindverantwoording naar gemeenten.
We passen hier de Plan Do Check Act Cyclus (PDCA) toe die gedurende de gehele opleiding de basis vormt voor realisatie van alle (deel) processen. We verstrekken een handleiding voor het opstellen van een intern controleplan.
Docenten
Docenten zijn specialisten uit het werkveld die veel ervaring hebben bij uiteenlopende organisaties in zorgadministratieve functies.
In de opleiding werken we nauw samen met de organisatie ‘Kei Experts in de zorg’. Daarmee is de aansluiting op de praktijk maximaal gewaarborgd en spelen wij continu in op ontwikkelingen.
